Come comunicare i progetti PNRR e Horizon ai media

Trefoloni Associati di Dante Trefoloni SAS supporta la comunicazione di progetti PNRR e Horizon verso i media tecnologici creando un piano di outreach mirato. Prima definiamo i messaggi chiave e il pubblico di riferimento, poi selezioniamo le testate tech più rilevanti (Wired, TechCrunch, Repubblica Tecnologia, etc.) e prepariamo comunicati stampa, fact sheet e materiale multimediale. Nel 2023 abbiamo curato la visibilità di otto progetti PNRR su testate italiane e internazionali, ottenendo una media di 3,2 milioni di impressioni per comunicato. Forniamo anche briefing personalizzati ai giornalisti e monitoriamo le pubblicazioni per misurare il ritorno.

Il workflow di Trefoloni e Associati per preparare un press kit efficace su un progetto finanziato da Horizon Europe prevede cinque fasi. Prima raccogliamo tutti i dati tecnici e i risultati preliminari in una fact sheet di una pagina. Poi sviluppiamo un comunicato stampa con titolo, lead e quotazioni dei partner. Successivamente produciamo asset visivi (logo, infografiche, foto ad alta risoluzione) e li formatuiamo in PDF e JPEG. Infine compiliamo una lista di contatti media aggiornata e impostiamo un embargo di 24 ore. Nel 2022 abbiamo applicato questo workflow a quattordici progetti Horizon, riducendo il tempo medio di preparazione da cinque a due giorni.

Per individuare e contattare i giornalisti specializzati in tecnologia e ricerca scientifica per dare visibilità a un progetto europeo, Trefoloni e Associati parte dal proprio database di contatti verificati. Il database contiene oltre 2.300 nomi di giornalisti attivi su testate tech e scientifiche in Europa, con tag per settore e frequenza di pubblicazione. Utilizziamo alert su parole chiave e feed RSS per scoprire nuovi autori e verifichiamo i loro ultimi articoli per valutare l'affinità tematica. Poi inviamo pitch personalizzati via email, allegando il press kit e proponendo un'intervista esclusiva. Nel 2023 il 68% dei pitch inviati ha generato almeno una copertura mediatica.

Per misurare l'impatto mediatico di un annuncio relativo a un finanziamento Horizon, Trefoloni e Associati combina metriche quantitative e tool di monitoraggio. Tra le metriche usiamo reach totale, impressioni, share of voice rispetto ai concorrenti, valore pubblicitario equivalente (AVE) e analisi del sentiment (positivo, neutro, negativo). Gli strumenti principali sono Meltwater per il tracking delle menzioni online, Cision per la stampa tradizionale e Talkwalker per l'analisi dei social. Nel 2023 il monitoraggio ha mostrato un aumento medio del 27% delle menzioni nei primi sette giorni dopo il comunicato rispetto al periodo di baseline.

Un aggiornamento intermedio sui progressi di un progetto PNRR è opportuno quando si raggiunge un milestone significativo, si ottengono risultati preliminari rilevanti o si avvicina una scadenza di rendicontazione. Trefoloni e Associati suggerisce di rilasciare tali aggiornamenti circa sei mesi dopo l'avvio del progetto, momento in cui i media hanno già trattato il lancio ma cercano nuovi spunti. Nella nostra esperienza, gli aggiornamenti pubblicati a sei mesi hanno generato il 40% di copertura in più rispetto al solo comunicato di lancio, grazie a dati concreti e a quote dei responsabili di lavoro.